Como crio um modelo de documento no SAJ?

Modelos prontos de documentos facilitam e otimizam atividades rotineiras do órgão, pois o usuário pode usar um modelo pré-formatado, conforme sua necessidade. Assim, não é necessário elaborar toda a formatação de um documento sempre que for necessária a geração de um com as mesmas características ou com pequenas mudanças. Neste material, você verá como criar um modelo de documento, alterar o nome, inserir campos de texto, cabeçalho e rodapé, acompanhe abaixo o passo a passo:

1. Para a criação de modelos, acesse o menu lateral oculto através do ícone  localizando no canto superior esquerdo da tela e clique na opção Registrar y editar modelos.

2. Por padrão, o sistema já abrirá o editor de textos pronto para cadastrar um novo modelo. Porém, caso seja necessário, para iniciar o cadastro de um novo modelo de documento, é necessário clicar em Modelos , no canto superior direito da tela.

3. Em seguida, clique em Nuevo.

Para ocultar o menu de consulta dos modelos, clique novamente em Modelos. 

4. No campo Nuevo modelo, localizado no canto superior esquerdo do editor, clique no lápis para habilitar o seu preenchimento e insira o nome do modelo a ser criado. O nome informado será a identificação tanto na gestão de modelos quanto na criação de documentos.

Após inserir o nome desejado, basta clicar em check para confirmar a alteração.

Caso o nome do modelo não seja alterado, ele receberá o nome padrão “Nuevo modelo”.

5. Para iniciar a formatação do documento, insira no corpo do texto o conteúdo a ser criado, como no exemplo a seguir:

Veja que o editor disponibiliza alguns recursos que facilitam a elaboração e construção do documento pretendido, como tipos de parágrafos, campos de texto, cabeçalho, rodapé e formatações gerais do editor. Vamos conhecê-los:

6. Para fazer referência a informações específicas do processo, como o número do processo e nome das partes, por exemplo, o sistema possibilita realizar a inclusão de campos de texto, recurso que permite automatizar o preenchimento de uma determinada informação no momento da criação de um documento. Para incluir esses campos no corpo do texto, clique em Insertar e clique na opção Campos de texto.

7. Para localizar o campo de texto que deseja inserir no modelo, digite a descrição do campo no espaço disponível e o sistema listará todos os termos semelhantes. Depois de localizá-lo, basta selecioná-lo para inserir o campo no corpo do texto. Para fechar a janela, clique no ícone posicinado no canto superior direito da janela aberta .

8. Como é possível reparar, os campos possuem características específicas que permitem diferenciá-los do restante do texto: são destacados em outra cor e apresentados entre colchetes.

9. Insira campos de todas as informações específicas do processo que necessitar, como número, classe, nome e endereço das partes, entre outras informações. Não há um limite de campos a serem inseridos. Além disso, faça também as formatações necessárias, como inclusão de negrito, alinhamento de parágrafos, etc., até chegar ao resultado desejado.

10. Após finalizar a criação do texto, insira também o cabeçalho e o rodapé clicando no botão Insertar (1), opção Encabezados y pies de página (2). O cabeçalho e o rodapé serão ajustados automaticamente no corpo do modelo.

Caso haja mais de um cabeçalho cadastrado, o sistema abrirá uma janela com todas as opções disponíveis e basta clicar sobre o modelo desejado.

11. Um passo importante e obrigatório antes da finalização do modelo é o preenchimento dos campos relativos às propriedades do documento, localizados à direita do editor.

Não é possível salvar o modelo sem que as propriedades do documento sejam definidas, elas indicam qual a categoria do documento (1), vincula a movimentação (2) e o complemento da movimentação (3) lançados no processo quando um documento for elaborado a partir deste modelo, para quem o modelo cadastrado estará disponível (4) e se ele exige assinatura de algum usuário específico (5).

11. Importante ressaltar que o Tipo indica se o modelo será Institucional ou somente da Lotação, ou seja, um modelo Institucional está disponível para ser utilizado por todos os usuários; já um modelo do tipo Lotação estará disponível para ser utilizado apenas pelos usuários da lotação na qual o usuário que criou o modelo está lotado. Após o preenchimento de cada um dos campos das Propriedades do documento, o modelo está pronto e pode ser salvo no sistema. Para isso, clique em Guardar.

Pronto! A gestão de modelos do sistema permite a criação de documentos padrão para serem utilizados posteriormente, na elaboração dos documentos que farão parte dos autos do processo. Ter por hábito utilizar este recurso e manter os modelos atualizados proporciona celeridade e agilidade à rotina de trabalho.