Como acompanho o andamento do Processo Digital – Subfluxo de Documentos no SAJ Tribunais?

O processo segue um movimento clássico que chamamos de “círculo virtuoso” a partir de sua entrada (distribuição) na unidade cartorária até o fim de seu trâmite processual, conforme a ilustração abaixo:

Para cada fase processual ilustrada da imagem (Análise do Cartório, Prazo, Cumprimento, Publicação e Conclusão), existe um conjunto de subfluxos e filas onde se realiza o controle e acompanhamento do andamento processual.

I. Subfluxo de Processo:

1. Na fase de Publicação existe um conjunto de filas específicas, no subfluxo de processo onde acompanhamos o andamento desta fase, são elas:

• Encaminhar Para Publicação
• Ag. Certificação de Publicação
• Ag. Decurso de Prazo - Publicação

Cada uma das filas mencionadas, representam um momento específico da fase de publicação, ou seja:

• Na fila Encaminhar Para Publicação: O processo entra nesta fila, com origem na conclusão, ou até mesmo na secretaria, quando há um ato judicial a ser publicado.
• Na fila Ag. Certificação da Publicação: O processo entra nesta fila após a criação e envio de uma “Relação de Publicação” para o DJE.
• Na fila Ag. Decurso de Prazo - Publicação: O processo entra nesta fila após a emissão da certidão de publicação dos processos encaminhados ao DJE no momento antecedente.

Fica claro que cada fase processual possui um conjunto de “subfluxos” e “filas” para que o usuário possa acompanhar o andamento do processo. O mesmo se aplica quando esta fase processual se trata do cumprimento. Vejamos!

II. Subfluxo de Documentos Principais:

2. Se houve a emissão de uma determinação judicial na fase de Conclusão , após a assinatura e liberação nos autos do documento principal (Despacho/Decisão/Sentença/Termo de Audiência) que em seu teor determina a expedição (cumprimento) de um mandado, por exemplo, o usuário deverá realizar o acompanhamento deste ato através do subfluxo ”Mandado”, em suas respectivas filas, que representam cada uma das fases da vida deste documento secundário. Exemplos:

2.1 Acesse o Fluxo de Trabalho pelo menu Andamento, submenu Fluxo de Trabalho.

2.1.1 No Fluxo de trabalho, clique em "Ato Ordinatório":

2.1.2 No Fluxo de trabalho, clique em "Despacho":

2.1.3 No Fluxo de trabalho, clique em "Decisão interlocutória":

Cada categoria de documento tem “vida própria” até que de fato cumpra seu objetivo de existência.

Conforme imagens acima, os documentos passam por diferentes fases, assim temos:

• Em elaboração: Documento salvo no editor de textos;
• Ag. Assinatura: (Juiz, escrivão, juiz ou escrivão): Documento finalizado;
• Ag. Liberar nos autos digitais: Documento Assinado;
• Ag. Análise: Documento liberado nos autos, aguardando análise do servidor para cumprimento e/ou publicação;
• Ag. Cumprimento: Documento com ato vinculado. Ou seja, existe algum documento/ato secundário vinculado a esta determinação judicial.

III. Subfluxo de Documentos Secundários:

3. O cumprimento dos Processos Digitais obrigatoriamente deve ser feito através do Subfluxo de Documentos e por meio do conceito de Atos, pois desta forma é possível acompanhar todo o andamento dos atos praticados, bem como os seus prazos. Através dos Atos é possível, também, automatizar algumas atividades antes realizadas de maneira unitária pelo servidor, visando assim contribuir com a celeridade processual. O Subfluxo de Documentos é composto de Filas e dividido em pequenos fluxos de acordo com as categorias de Atos/Documentos praticados em cartório.

3.1 Quanto aos chamados subfluxos de “Documentos secundários”, podemos afirmar que são todos e qualquer ato vinculado a uma determinação judicial que o preceda. Criando assim uma “arvore lógica de objetos dependentes e sucessivos", conforme imagem abaixo:

Ao chegar na fase de controle de prazo deste documento, por exemplo, o usuário decidirá se houve ou não manifestação (cumprimento pela parte da determinação judicial), e assim, irá realizar o encerramento deste ato. O que irá impactar numa limpeza automática do sistema desta árvore de objetos dependentes, devolvendo o processo para a fila “Ag. Análise do Cartório” para que o servidor decida o que fazer com o processo para a próxima fase processual.

Assim, fica claro que o controle absoluto do processo, se dá, além das “filas/fases/escaninhos” em que o mesmo se encontra, ou seja, através do controle dos subfluxos de documentos principais (Despacho/Decisão/Sentença/Termo de Audiência/ Ato Ordinatório) e documentos secundários (Mandado/Carta/ Alvará/ Oficio/Etc).

É imprescindível que o usuário esteja sempre atento realizando o controle de seus processos através destes subfluxos de documentos, bem como sua limpeza (encerramento/exclusão) ao entender que finalizou o objetivo deste ato.