Como atender uma solicitação de elaboração de Carta Convite por meio Fluxo de Trabalho da Chefia do SAJ Procuradorias?

Versão do sistema: 5.4.0-7
Publicado em: 20/01/2021


A Carta Convite é utilizada pela Procuradoria em processos Administrativos para intimar um funcionário do Estado que esteja envolvido em algum processo interno, a fim de que este compareça a uma audiência.

No sistema, tanto a elaboração, quanto a remessa da Carta são realizadas por um funcionário do setor de apoio, porém o pedido é realizado pelo procurador do processo para a chefia que, por usa vez, designa a demanda a alguém do apoio. Porém, os próprios assessores, por meio de seu acesso ao Fluxo da Chefia, também podem se alocar ou designar outros colegas para atender à solicitação.

Veja neste artigo como o assessor ou membro do setor de apoio elabora a Carta Convite no SAJ Procuradorias.


1. O Primeiro passo é alocar-se na demanda de elaboração da Carta Convite, ou designá-la a um assessor. Para isso, acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho da Chefia. Uma vez aberto o Fluxo, localize a guia Carta Convite (1). 

Dica

Você também pode acessar a aba Carta Convite no Fluxo de Trabalho da Chefia por meio do link Existem ‘X’ pedidos de elaboração de Carta Convite pendentes, em sua área de trabalho.


2. Na aba Carta convite, selecione o processo (2) para o qual será elaborada a Carta Convite, clique sobre ele com o botão direito do mouse
, e no menu que se abrirá, clique na opção Alocar pedido (3), para responsabilizar-se pela elaboração.

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3. Caso deseje encaminhar esse pedido para outro assessor, em vez de clicar na opção Alocar pedido, clique na opção Definir assessor (2).

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4. Neste momento, a janela Definir Responsável será aberta para que um assessor seja selecionado. Clique na lupa (1) disponível ao lado do campo Responsável para visualizar a lista de Assessores elegíveis. Na janela Consulta de Usuários (2), selecione o usuário desejado (3) e clique em Selecionar (4).

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5. Com o responsável selecionado, ainda na janela Definir Responsável, informe, no campo Observações (1), as orientações necessárias ao assessor que receberá a incumbência. Na sequência, clique em Confirmar (2).

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6. Com o pedido alocado, cabe a você, ou ao usuário designado, clicar novamente com o botão direito do mouse sobre a demanda de Carta Convite (1), porém desta vez na seção logo abaixo, intitulada Pedidos Alocados, e no menu que se abrirá, clicar na opção Elaborar carta convite (2).

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7. O sistema exibirá, então, a tela de Emissão de Documentos com a categoria Carta Convite Clique na lupa do campo Modelo (1) para exibir a lista de modelos disponíveis.

8. Na janela Consulta Modelos de Documentos (2), selecione a opção mais adequada (3) e, em seguida, clique em Selecionar(4).

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9. De volta à tela de Emissão de Documentos clique em Editar para prosseguir.

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10. Neste momento, o sistema exibirá, no Editor de Textos, o modelo de Carta Convite selecionado. Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra lateral de ferramentas.

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11. Na tela de Finalização do Documento, certifique-se de que a opção Imprimir o documento (1) esteja selecionada e, por fim, clique em Finalizar (2), no canto inferior esquerdo da janela.

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Observação

A seleção da opção imprimir documento fará com que, após clicar no botão de finalização, o sistema exiba a tela de Configurações de Impressão para seleção de uma impressora que esteja instalada em sua rede ou impressora PDF para salvar como arquivo em sua máquina. Independente da forma de impressão escolhida, na sequência o documento da carta já estará disponível para envio de acordo com os procedimentos-padrão de sua procuradoria.


12. Após a finalização do documento, não se esqueça de encerrar o pedido que foi atendido. Para isso, de volta ao Fluxo de Trabalho da Chefia, selecione o pedido na seção de Pedidos Alocados, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, a seguir, clique na opção Encerrar pedido (2).

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Uma vez que o pedido tenha sido encerrado pelo responsável na equipe de apoio, o processo sairá do fluxo da chefia e retornará ao procurador com status da solicitação alterado para Atendida, finalizando o fluxo do pedido e permitindo o encerramento da pendência pelo procurador.

Não se esqueça de que, após a impressão da Carta, faz-se necessário remetê-la ao destinatário seguindo os procedimentos estabelecidos pela procuradoria, seja fisicamente, por e-mail, ou qualquer outra dinâmica preestabelecida.

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Erenice Oliveira de Lima
Validação: Cristiano da Costa Alves Filho
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
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