O expediente digital possui uma funcionalidade de extrema importância que permite incorporar os documentos aos autos processuais, de modo que a partir dessa liberação, ele passa a ter validade jurídica. Para isso, antes que um determinado documento possa ser liberado, é necessário vincular uma movimentação e assiná-lo.
Existem duas maneiras de realizar esta ação no sistema: assinando e liberando em uma única ação ou assinar e liberar separadamente, ou seja, o documento é assinado para, posteriormente, ser liberado.
Neste material, vamos apresentar o procedimento de assinatura de documentos que estão aguardando a incorporação aos autos, ou seja, os documentos serão somente assinados e permanecerão na fila em que se encontram, aguardando o momento propício de serem liberados, acompanhe:
1. Abra o Expediente digital do processo.
2. Todos os documentos pendentes de liberação encontram-se no canto inferior esquerdo do expediente.
3. Para assinar um documento, é necessário indicar a movimentação que será lançada ao processo após a incorporação. Alguns documentos já possuem movimentação atrelada, não sendo preciso indicá-la novamente.
4. Caso o documento que precisa ser assinado encontre-se sem movimentação selecionada, posicione o cursor do mouse sobre ele e clique no ícone de propriedades do documento 
.
5. Ao clicar no ícone de propriedades, será aberta uma janela na qual se pode indicar a movimentação que será lançada ao processo quando o documento for efetivamente liberado.
6. Além disso, nesta janela também se encontram os registros de assinaturas já realizadas no documento. Caso o documento já possua assinaturas, elas deverão estar listadas aqui:
7. Após indicar a movimentação que será lançada ao processo, serão habilitados campos para que os documentos sejam selecionados. Selecione todos os documentos que queira assinar. No exemplo a seguir, selecionamos o documento Acta de aceptación responsabilidad.
8. No botão Firmar e incorporar, clique na seta 
e selecione a opção Firmar.
9. Será aberta a janela Firmar documentos, solicitando o certificado digital para assinatura. Após informá-lo (1), clique em Firmar (2) para proceder com a ação no sistema.
10. Ao finalizar, o sistema exibirá uma mensagem, informando quantos documentos foram assinados e que o procedimento foi concluído.
11. Para se certificar se que o documento foi devidamente assinado, clique no botão de propriedades do documento, todas as assinaturas realizadas são listadas nessa janela.
É possível assinar em escala, ou seja, diversos documentos ao mesmo tempo. Para isso, após informar a movimentação que será lançada e a opção de selecionar encontrar-se disponível, selecione todos os documentos que desejar e clique no botão para efetuar a ação em todos os documentos selecionados.
Autoria: Diego Salomão
Adequação e revisão: Josiele Rozales Ramis